PODRÓŻ SŁUŻBOWA (DELEGACJA), to wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy zatrudnionego. Termin i miejsce podróży określone jest w poleceniu wyjazdu służbowego. Polecenie wyjazdu określa także miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej. Ze względów podatkowo-księgowych, jak i dowodowych delegacja powinna mieć formę polecenia na piśmie. W treści polecenia służbowego znajdują się dane dotyczące: osoby delegowanej, miejsca i terminu rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, środka transportu oraz miejsca, w którym cel wyjazdu służbowego ma być realizowany. Polecenie wyjazdu musi być podpisane przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną.

Należności dla podróżujących

Z tytułu delegacji służbowej przysługują pracownikowi diety oraz zwrot kosztów:

• • przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź z miejscowości zamieszkania pracownika do celu podróży służbowej i z powrotem,
  • noclegów bądź ryczałtu za nocleg, a także zwrot innych udokumentowanych wydatków.

• • Pracownikowi przysługuje połowa diety, gdy podróż trwa od 8 do 12 godzin,
  • Dieta w pełnej wysokości przysługuje, gdy podróż wynosi ponad 12 godzin,
  • Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą przysługuje dieta w pełnej wysokości, z tym że za niepełną, ale rozpoczętą dobę (do 8 godzin) przysługuje połowa diety

Zwrot kosztów podróży w pełnej wysokości może nastąpić tylko jeśli podróż odbyła się środkiem transportu wyznaczonym przez pracodawcę w poleceniu wyjazdu. Zwrot kosztów obejmuje wyłącznie cenę biletu. Pracodawca może wyrazić zgodę na wykorzystanie w podróży służbowej prywatnego środka transportu pracownika. Pracownik otrzymuje wtedy zwrot kosztów podróży, obliczanych przez pomnożenie liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr, uwzględniającej pojemność skokową silnika samochodu. Stawki za kilometr przebiegu określone są w rozporządzeniu ministra transportu i gospodarki morskiej (Dz.U. nr 41 poz. 239) i podlegają waloryzacji kwartalnym wskaźnikiem cen towarów i usług konsumpcyjnych ogłaszanym w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.

Zwrot kosztów noclegów przysługuje pracownikowi w wysokości stwierdzonej rachunkami z hotelu lub kwatery prywatnej. Jeżeli w czasie podróży nie zapewniono pracownikowi noclegów, zwrot kosztów ma postać ryczałtu za każdy nocleg w wysokości 150% diety. Ryczałt przysługuje, gdy nocleg trwał co najmniej 6 godzin między godzinami 21 a 7. Pracownikowi nie przysługuje zwrot kosztów noclegu lub ryczałt, jeżeli odbywając nocną podróż korzystał z wagonu sypialnego lub kuszetki.

Ryczałt komunikacyjny. Może zaistnieć konieczność, aby pracownik przemieszczał się na terenie miejscowości do której został delegowany. W takiej sytuacji pracownik otrzymuje ryczałt komunikacyjny w wysokości 20% diety. Ryczałt nie przysługuje, jeżeli pracownik odbywa podróż służbową samochodem – tak służbowym jak i prywatnym. Szczególne uprawnienia przysługują pracownikom znajdującym się w podróży służbowej dłużej niż 10 dni. Pracownik ma wtedy prawo do przyjazdu do miejscowości zamieszkania w dniu wolnym od pracy na koszt pracodawcy.

Ryczałt miesięczny. Pracownik, którego obowiązki służbowe polegają na częstych wyjazdach na teren przydzielonego mu rejonu działania, może otrzymywać ryczałt miesięczny. Kwota ryczałtu miesięcznego obejmuje ogólną kwotę należności za określoną liczbę dni podróży i ma na celu uproszczenie sposobu ustalania i wypłacania świadczeń. Pracownik, uznając tą formę rozliczenia za mniej korzystną, może odmówić jej przyjęcia. Odmowa jest wiążąca dla pracodawcy.

Zgodnie za Zarzarzeniem nr 61/2008 Rektora UJKkoszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca wg stawek za kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą by wyższe niż:

dla samochodu osobowego:

• • o poj. skokowej do 900 cm3 – 0,2607 zł/km
  • o poj. skokowej pow. 900 cm3 – 0,4177 zł/km

DELEGACJE ZAGRANICZNE

Dieta w pełnym wymiarze przysługuje za każdą dobę podróży. Natomiast za niepełną dobę podróży przysługuje:

• • 1/3 diety – do 8 godzin
  • 1/2 diety – od 8 do 12 godzin

Wyżywienie. Jeśli pracownik przebywający za granicą (lub na statku czy w samolocie) ma zagwarantowane pełne wyżywienie, przysługuje mu 1/4 diety. Jeśli otrzymuje on natomiast częściowe wyżywienie przysługuje mu:

• • 15% diety na śniadanie
  • 30% diety na obiad
  • 30% diety na kolację
  • 25% diety na inne wydatki

Czas przebywania za granicą. W zależności od środków transportu, z których korzysta udający się za granicę, różnie ustala się moment przekroczenia przez niego granicy.

• • Środki transportu lądowego (samochód, pociąg itp.) – czas pobytu poza granicami Polski liczy się od chwili przekroczenia granicy, w obie strony.
  • Samolot – czas pobytu za granicą liczy się od momentu startu samolotu w Polsce, a czas powrotu z zagranicy to moment lądowania samolotu w Polsce.
  • Statek – czas pobytu za granicą liczony jest od momentu wyjścia i wejścia statku do portu.

Ryczałt na dojazdy. Oprócz prawa do zwrotu kosztów przejazdu, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości:

• • jednej diety – na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, lotniczego lub morskiego w miejscowości docelowej lub w każdej innej, w której pracownik nocował
  • 10% diety na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (za każdą, rozpoczętą dobę pobytu w podróży).

Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju. Za zgodą pracownika zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej.

Rozliczenie kosztów podróży należy dokonać w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od zakończenia podróży. Do rozliczenia należy załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki: nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik zobowiązany jest złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

PODSTAWA PRAWNA:

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju(Dz.U. 2002 nr 236 poz. 1990). ZOBACZ

AKTY ZMIENIAJĄCE:

• • Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 8 grudnia 2004 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. 2004 nr 271 poz. 2686). ZOBACZ
  • Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 września 2005 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. 2005 nr 186 poz. 1554). ZOBACZ
  • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 listopada 2006 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. 2006 nr 227 poz. 1661). ZOBACZ

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. 2002 nr 236 poz. 1991). ZOBACZ

AKTY ZMIENIAJACE:

• • Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 8 grudnia 2004 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. 2004 nr 271 poz. 2687). ZOBACZ
  • Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 14 września 2005 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. 2005 nr 186 poz. 1555). ZOBACZ